7 dicas para identificar problemas na gestão de TI

O principal objetivo da gestão de TI é garantir um funcionamento eficiente de todas as tecnologias que compõem o negócio da empresa, sejam elas relacionadas à infraestrutura, aos sistemas e aplicações ou aos processos organizacionais.

Para isso, é natural que gestores implementem estratégias que visam a melhora das performances e também da disponibilidade dos ativos de TI, aumentando a capacidade do seu negócio de responder a falhas nos sistemas corporativos e aumentando o raio de atendimento de demandas variadas, sejam de usuários internos ou externos.

Desse modo, a empresa tem como resultado fluxos de trabalho muito mais eficientes e com menor índice de falhas operacionais. Um modo eficaz de impedir tais falhas é quando a gestão de TI consegue compreender os problemas que podem comumente impactar a sua área.

O setor tem ganhado responsabilidade estratégica cada vez maior, deixando-o ligado diretamente aos recursos financeiros de uma organização, o que também faz com o que a responsabilidade do uso inteligente de seus recursos tecnológicos seja ainda maior, ainda mais no atual cenário de constante transformação digital.

The área de TI é complexa e envolve diversos processos valorosos dentro de uma empresa, por isso, é muito importante demandar atenção aos problemas da rotina, pois, mesmo os que parecem mínimos, podem gerar grandes impactos nas performances e resultados.

Veja também essas 4 características que separamos para você de uma gestão de recursos moderna e efetiva.

Confira alguns pontos a serem observados:

1. Ter um controle de ativos

Uma gestão de ativos é registrar e criar processos para acompanhar o uso dos bens da empresa, sejam eles físicos ou não. Quando trata-se de servidores, computadores, celulares, chips, bancos de dados, licenças de softwares, por exemplo.

É uma medida que pode garantir boa parte da segurança e bom funcionamento dos elementos da infraestrutura do negócio. Com esse tipo de registro, os gestores conseguem identificar as necessidades de manutenção ou atualização, permitindo com que a empresa só tenha gastos com o que é realmente imprescindível e, de fato, evite imprevistos ou até mesmo componentes ociosos. 

2. Monitoramento em tempo real

Para uma estrutura de TI funcionar, é necessário monitoramento constante e que, a partir dela, sejam mensurados resultados em tempo real. Sem um sistema, os times são sobrecarregados, a rotina torna-se confusa e um tempo precioso pode ser desperdiçado. Existem diversos softwares que executam esse processo e, com um monitoramento eficiente, a equipe de colaboradores pode ter fácil acesso aos dados necessários para a gestão da tecnologia, de modo rápido e, inclusive, remoto. Todo esse processo pode evitar diversos problemas muito mais rapidamente.

3. Tenha uma estratégia de backup 

Sem uma boa estratégia de backup, as empresas acabam correndo grande risco. Muitas vezes, alguns dados que são fundamentais são perdidos de forma irreversível. Por isso, uma estratégia desse tipo deve ser planejada de forma completa, ou seja, baseada em uma política de prevenção, com rotinas de backups que utilizem fontes modernas de recuperação, sejam físicas ou online. Auditorias e testes podem também ser ferramentas importantes na proteção das empresas em casos de imprevisto.

4. Manter toda a infraestrutura documentada

Outro ponto bastante importante para o setor de TI é a documentação dos processos, o que permite que as empresas tenham fluxos de trabalho padronizados e de alta performance. O gestor deve implantar processos, assegurando que eles sejam seguidos por todos.

É preciso avaliar qual a infraestrutura de TI necessária para que sua empresa possa suportar o serviço de internet, ou ainda, assegurar que um equipamento falhando não atrapalhe ou interrompa o fluxo, tampouco gere a queda dos serviços. Isso só é possível quando a documentação da infraestrutura é aplicada da forma correta.

5. Apontar os resultados em tempo real

A implantação ou manutenção de um software que garanta o monitoramento dos elementos tecnológicos em tempo real é muito importante, pois, mais que uma ferramenta, é também um indicador do seu negócio. Com ela, o gestor consegue obter dados de como a área de tecnologia vem impactando toda a organização. 

Utilizar os dados para evidenciar os resultados é uma ferramenta excepcional para a sua empresa. Por esse motivo que o termo data driven tem sido tão difundido no mundo dos negócios de TI. O gestor deve sempre buscar salientar esses resultados pautado nos seguintes indicadores: o de disponibilidade, de capacidade, de qualidade e os estratégicos.

6. Assegurar que TI não é um custo para a organização

Normalmente, os gerentes de TI precisam lutar para transformar a imagem da área dentro de uma organização. Isso acontece porque, muitas vezes, ela é vista como um custo e não investimento. É imprescindível que os tomadores de decisão das empresas estejam dispostos a entender quanto ela agrega e traz valor ao negócio.

A baixa qualidade dos controles pode ser uma justificativa para essa má fama. Dentro das operações da área, é preciso deixar claro os processos, fluxos, aplicar os passos citados acima e apresentar resultados, pautado nos dados. 

Um meio eficaz para essa mudança de mentalidade é manter os painéis de gestão sempre à vista. Dashboards que estejam apresentados em monitores, deixando claro todos os SLA’s dos serviços, a disponibilidade dos recursos e o desempenho deles auxiliam a clarear a relação da TI com o negócio. Esse método informa e dá muita credibilidade ao setor.

Outra forma de atingir esse objetivo, é automatizar processos que permitam medir as melhorias por métricas claras e objetivas. Por mais que a automação às vezes seja quase invisível aos olhos gerais, os resultados que traz  podem ser medidos e documentados para que a empresa possa analisar e compreender o retorno real do setor à organização.

7. Sempre identificar a raiz dos problemas

Por mais redundante que pareça neste artigo, o principal de todos os pontos é sempre buscar a identificação de onde está a falha, para que a detecção seja rápida e evite problemas maiores em um processo de gestão de TI.

A maioria dos gestores não consegue ter essa análise de modo fácil à mão por não perceber a importância de ferramentas que façam o monitoramento constante e avaliações periódicas. Investir em um processo que funcione como um “scanner” de todo o ambiente – que inclua hardware, software, serviços – é de essencial necessidade para que qualquer alteração seja rapidamente identificada e aplicada, além de visível por todos os envolvidos.

Leia também sobre como elaborar gestão de recursos para o TI da sua empresa.