Como usar conferência por telefone para otimizar reuniões

Nem sempre os encontros presenciais são produtivos para um time. Uma reunião pode levar muito tempo e, ainda assim, não resolver certas questões. Por isso, é interessante considerar a conferência por áudio, em uma espécie de reunião por telefone.

Com o planejamento certo e as boas recomendações, é possível garantir que todos participem de modo efetivo e produtivo. Desse jeito, será mais fácil alcançar resultados diferenciados com essa solução.

Veja, a seguir, como tornar uma conferência por áudio bem efetiva e aproveite ao máximo sua próxima reunião por telefone!

Defina e divulgue os detalhes de forma antecipada

Assim como acontece em um encontro presencial, o ideal é que esse contato ocorra de maneira planejada. 

Por isso, é válido definir os detalhes específicos antecipadamente, como quem serão os participantes, qual será o assunto e em qual horário tudo ocorrerá.

Depois, é necessário comunicar essas informações, com a maior antecedência que for viável. Desse jeito, é possível garantir que todos estejam presentes, com menos riscos de atrasos.

Utilize as ferramentas adequadas para a conferência por chamada

Outro ponto importante é selecionar uma ferramenta adequada para a reunião por telefone. Especialmente se os funcionários estiverem em regime de home office, isso faz a diferença para consolidar a qualidade.

Um sistema de telefonia IP, por exemplo, conecta filiais e setores sem custos, além de reduzir a conta de telefonia convencional. Também é essencial recorrer a alternativas de conexão, como o link dedicado de internet.

Afinal, é preciso que o recurso permita a conferência com várias pessoas por meio do áudio, então a escolha tem que ser muito criteriosa.

Faça e recomende alguns testes antes da reunião

Para evitar interrupções ou problemas técnicos durante a execução, o melhor é executar alguns testes em relação ao equipamento. Vale a pena testar o volume de áudio e a transferência de dados.

Ainda é indispensável que os participantes façam esses testes. Uma forma de fazer isso é ao enviar arquivos de áudios para que todos possam testar.

 Assim, pode-se garantir um nível maior de eficiência quando o contato estiver estabelecido, sem perdas.

Adote as boas práticas da reunião por telefone

Para que a conferência seja realmente mais produtiva que um encontro tradicional, é preciso estabelecer e seguir algumas boas práticas. É importante que não haja ruídos intensos de fundo para não atrapalhar a comunicação, por exemplo.

Também é essencial que as pessoas falem de maneira organizada, sem que sobreponham às outras. Desligar o microfone enquanto outros participantes estiverem falando ajuda a organização geral.

Falar pausadamente auxilia a compreensão de todos e favorece a transferência de informações. No geral, é uma boa oportunidade de manter o foco e garantir bons resultados — desde que as boas regras sejam seguidas. 

Então, vale divulgar e reforçá-las antes de cada “encontro” por voz.

Fazer uma reunião por telefone pode se mostrar mais prático que a versão “tradicional”. Por isso, é interessante utilizar a conferência por áudio com planejamento para aproveitá-la ao máximo.

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