Home office: 5 dicas para otimizar o atendimento de clientes
Para enfrentar o momento atual da pandemia, muitas empresas encontraram no home office uma alternativa para continuar o trabalho de forma segura para seus colaboradores. De acordo com a pesquisa realizada pela Fundação Instituto de Administração em 2020, cerca de 46% das empresas adotaram essa estratégia.
A implantação do home office traz diversos benefícios para a empresa e funcionários, como redução de custos, redução de tempo em transporte, menor distração e interrupções durante o trabalho, conforto, proximidade com a família para os funcionários e mais qualidade de vida.
Mas manter o foco no trabalho, realizar reuniões à distância, manter a comunicação interna efetiva e controlar as demandas podem ser tornar tarefas difíceis quando os atendentes não estão centralizados no contact center da empresa.
Por isso, a aplicação do home office exige organização e comunicação. Para isso, é necessário que haja um gestor preparado para ser o ponto de ligação entre o atendimento aos clientes e os colaboradores. É fundamental adotar alguns procedimentos para que essa modalidade seja adaptada sem que afete a produtividade.
Para realizar o home office e manter a produtividade é ideal seguir algumas orientações:
1 – Estabeleça um horário de trabalho e uma rotina: criar uma rotina de horário, é fundamental para manter a produtividade, pois ajudará a ser impedido por alguma urgência doméstica. Além disso, é indicado avisar aos demais moradores da casa qual é horário de trabalho, para ser respeitado e evitar distrações. E inclua pausas regulares.
2 – Defina uma meta: fazer uma lista de atividades e metas ajudará a manter a organização e produtividade. Planeje seus objetivos a curto prazo, desde os diários e semanais, quanto aquelas metas de médio e longo prazo – mensais e até anuais.
3 – Elimine suas distrações: enquanto estiver trabalhando evite usar as redes sociais. Use o celular apenas para chamadas de trabalho, se necessário. Evite o uso de televisão e conversas paralelas. O ideal é montar um espaço dedicado ao trabalho, longe de distrações.
4 – Mantenha a sua equipe conectada e motivada e use recursos que facilitem a comunicação: ao utilizar uma ferramenta de comunicação ativa com a equipe por um chat e por teleconferências, converse sobre a sua produtividade com seu chefe e sua equipe.
5 – Chatbot: irá facilitar a comunicação com os clientes, pois possui os seguintes benefícios:
- Auxiliar na triagem do atendimento;
- Reduzir o tempo de espera;
- Responder perguntas simples de maneira eficiente;
- Executar tarefas cotidianas, otimizando tempo dos atendentes em home office, para que possam focar nos casos mais complexos.
Trabalhar em casa pode ser desafiador, principalmente para quem está muito acostumado a manter o contato humano. Porém, atualmente, pode-se contar com inúmeras ferramentas gratuitas para auxiliar nesse processo e, muitas vezes, esse formato pode até aumentar a produtividade.
Veja também quais são os desafios do contact center no home office.
