É muito comum que as empresas não tenham uma noção totalmente baseada em dados de quanto é gasto em contas e quanto entrada dos seus clientes. Ter esse controle é uma prática de total necessidade para evitar a falência dos diversos centros comerciais do país.
A gestão de contas, ou gestão financeira, é o processo dedicado para tal função. Confira a seguir o conceito em mais detalhes e maneiras de implementar o sistema na sua empresa.
O que é gestão de contas?
Como o nome sugere, a gestão de contas consiste em controlar as contas a pagar e a receber, comumente administradas pelo setor financeiro das empresas.
Profissionais das áreas de Contabilidade e Finanças têm a aptidão e conhecimento necessário para gerir essas informações de contas e contratos, e gerir os pagamentos que entram pelos serviços prestados – ou seja, os pagamentos dos clientes.
Esse procedimento abrange tanto os compromissos financeiros mensais, que são atrelados à manutenção do negócio, quanto também as cobranças e entradas de caixa. O equilíbrio financeiro é o resultado dos recebimentos e dos débitos.
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A pagar
O setor responsável pela gestão de contas a pagar incentiva a inclusão das despesas fixas da empresa, como aluguel do escritório, despesas de água, luz, energia, telefone, manutenção de equipamentos, fornecimento de materiais, salário dos colaboradores e demais gastos de mão de obra.
As despesas com emergências também entram nesse setor, o que inclui possíveis manutenções e reparos, compras e demais necessidades que a empresa venha a ter.
A responsabilidade de acompanhar o pagamento de faturas e contratos também é dos gestores de conta, que se comprometem a reunir notas fiscais e comprovantes para controle interno e declarações governamentais.
A receber
Com o mesmo nível de importância do item anterior, existe a área de gestão de cobranças e recebimentos. Com base nas vendas e serviços oferecidos, é possível estabelecer uma previsão de receita, o que anda lado a lado com a realização dos pagamentos dos clientes.
Empresas que trabalham com clientes recorrentes passam na frente com a facilidade em prever essa receita. No entanto, todas as empresas devem cuidar das transações de recebimento com o objetivo de evitar inadimplência e contar com um setor especializado em realizar cobranças, negociações de dívidas e evitar que a empresa entre no negativo.
A minha empresa precisa de gestão de contas?
Em resumo, sim. Ter um negócio não é uma tarefa fácil e contar com a gestão de contas é de grande importância para o crescimento próspero do seu empreendimento.
A situação financeira escala um paralelo com a saúde financeira, prevendo a curto, médio e longo prazo o que pode ser feito para manter o controle monetário em situações de perigo, crescimento ou da linha tênue que divide essas proporções.
Documentos e registros são os pilares da gestão financeira, tornando clara as finanças com origens de gastos e fontes de receita.
Como realizar a gestão de contas?
A necessidade da gestão de contas deve ser tida como prioridade, mas muitos não sabem como ou quando incrementar o setor. Não existe um momento obrigatório, mas é importante a presença do setor de gestão de contas para o momento em que o crescimento estiver começando.
É importante que todas as ações envolvendo contabilidade sejam realizadas por um mesmo time especializado, com processos de aprovação de movimentações antes das realizações, bem como procedimentos para pagamentos de conta com registros para fins internos.
Softwares financeiros também podem auxiliar o controle de faturas, vencimentos, emissão de notas fiscais e conciliação bancária. Uma simples busca na Internet por plataformas de sistema financeiro apresenta diversas opções para melhor gerir as finanças empresariais.
A automação do serviço facilita o fluxo e visa a maior segurança e visão futura dos negócios. Buscar por um desses serviços especializados pode evitar crises e situações adversas que possam prejudicar o financeiro da sua empresa.
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