7 dicas para reuniões em vídeo mais produtivas

O movimento de realocação de trabalho para o ambiente virtual trouxe novos desafios. As reuniões on-line, que faziam parte de um hábito pouco comum antes do isolamento social, tiveram uma crescente demanda em sua utilização. Hoje, tornaram-se realidade e os participantes, por mais que fossem alinhados antes, apresentaram diversas dificuldades ao se organizarem no ambiente virtual.

Confira a seguir algumas dicas para manter um relacionamento saudável e bem planejado com a sua equipe. Outras dicas sobre home office você encontra aqui.

1. Teste os equipamentos com antecedência

A primeira etapa é realizar um teste com os equipamentos que serão utilizados. Verifique a necessidade do seu time ativar suas câmeras e busque a garantia que todos estão com os microfones funcionando. 

2. Escolha o meio de comunicação

Atualmente, estão à disposição diversas plataformas que funcionam mais outras menos dependendo do objetivo da equipe. Aplicativos de mensagens como Facebook Messenger e WhatsApp oferecem a oportunidade de se comunicar com vídeo de maneira fácil e intuitiva, porém para ambientes mais profissionais, o Zoom, Google Meet e Microsoft Teams podem ser mais indicados. 

3. Defina um líder da reunião

Com as reuniões online, é muito mais fácil garantir a presença de mais pessoas da equipe. Porém, existe o ponto negativo que diz respeito à organização. Para manter a ordem, é preciso definir um moderador que será responsável por não deixar que o assunto da reunião se estenda para outros temas. 

Dessa maneira, as reuniões se tornam objetivas e voltadas para resolver temas previamente definidos.

4. Delimite a duração do encontro

Um dos pontos positivos de trabalhar em casa é a possibilidade de organizar melhor o tempo de trabalho. Para tanto, o compromisso de ocupar apenas o horário definido para a reunião é algo essencial para ter transparência entre os colegas de trabalho.

Priorizar a organização interna juntamente ao líder da reunião faz com que todos fiquem livres para organizar suas demandas com antecedência, sem atropelamentos de horário que podem resultar em atrasos não intencionais.

5. Crie um roteiro

O fator principal da imagem de um colaborador é manter sua integridade profissional. Participar de uma reunião sem preparação pode causar sérios danos a como as pessoas veem o seu posicionamento perante o grupo. 

Para evitar esse problema, estude o assunto e esteja pronto para incentivar os outros participantes a colaborar com o seu posicionamento. Tenha sempre em mente qual é a finalidade do encontro para encerrar com o objetivo alcançado: de decidir alguma ação ou compartilhar as informações com os colegas.

6. Chame a atenção do seu público

Reuniões são naturalmente maçantes para grande maioria dos seus participantes. Portanto, para evitar o pensamento de que “poderia ser resolvido em um e-mail”, cative os seus colegas com materiais multimídia (slides, vídeos, imagens) que agreguem ao seu propósito. 

Uma maneira de tornar uma reunião menos empresarial é incentivar que todos se apresentem e compartilhem algo pessoal para gerar mais afeto entre todos. Uma conversa sempre funciona melhor do que apenas assistir a um seminário. 

7. Pratique

É evidente que é mais difícil manter a atenção dos participantes em ligações em grupo. Portanto, por em prática os pontos levantados nesse artigo podem elevar o seu trabalho profissional e manter os participantes engajados.