Como efetuar uma automação de tarefas efetiva?

A produtividade de uma empresa está muito associada à agilidade e à eficiência com que desenvolve suas atividades. Nesse sentido, a tecnologia representa um grande diferencial. Com softwares de automação, tudo fica mais fácil. 

A praticidade proporcionada pela automação eleva o nível de qualidade do trabalho e também contribui para reduzir custos operacionais. Claro que é necessário aplicar tecnologias avançadas e confiáveis. 

Que tal, então, ver como fazer uma automação de tarefas efetiva? Descubra algumas boas iniciativas a seguir.

Mapeie todas as possibilidades de automação

Tudo depende de planejamento. É fundamental, como primeiro passo, mapear e definir os processos que serão automatizados e que objetivo se deseja alcançar. É interessante considerar todas as possibilidades, incluindo machine learning e inteligência artificial (IA).

Das opções disponíveis no mercado, o gestor deve analisar quais são as mais significativas e que trarão um maior retorno sobre o investimento. Ou seja, um ROI mais satisfatório. 

Vale dizer que a área de TI pode impulsionar qualquer negócio, desde que seja gerenciada com competência e provida com os recursos de que a empresa realmente necessita.

Mostre o valor agregado na automação de tarefas

A automação de tarefas e o processo de transformação que ela provoca são componentes valiosos no aumento do potencial competitivo da empresa, pois permitem o aumento da eficiência e a diminuição dos custos. 

Dessa maneira, os profissionais podem dedicar mais tempo a tarefas de alto nível, o que certamente agrega maior valor ao negócio. Enfim, é importante que a automação propicie esse valor para ser realmente uma solução efetiva.

Leia neste artigo e descubra a praticidade da automação de tarefas para sua empresa.

Tenha uma compreensão 360º dos processos

O foco da estratégia de automação deve ser a otimização e a modernização dos processos. As empresas precisam entender as etapas dos processos que já existem e identificar gargalos.

Também é importante analisar se esses processos podem se ajustar a novas regras. Essa iniciativa, alinhada às ferramentas de automação, é a base para que o negócio passe de melhorias simples para transformações mais contundentes.

Dê uma repaginada no workflow para automatizar as tarefas

O responsável pelo projeto de automação de tarefas precisa compreender totalmente os processos e encontrar formas de otimizá-lo. Somente assim, haverá transformações realmente efetivas, que serão duradouras e vão gerar diferença nos resultados.

O responsável deve identificar todo o workflow, identificando o motivo para o desenvolvimento dos processos. Isso ajuda a encontrar espaço para melhorias. 

A equipe de TI deve trabalhar com todos os usuários dos sistemas. As duas visões das ferramentas devem ser consideradas durante a definição do projeto, pois assim ele será mais eficiente. 

Gerencie as transformações dentro da empresa

Como ocorre com toda iniciativa que envolve tecnologia, o gestor deve contar com uma estratégia de gestão bem específica. Assim, todos os colaboradores que receberem os impactos da automação vão se ajustar melhor e não rejeitarão as inovações.

O receio que os profissionais possam ter diante das mudanças é um ponto a considerar. Muitos podem ficar com medo de perderem seu trabalho, já que muitas tarefas serão automatizadas. 

Quando se adota qualquer solução tecnológica, o êxito depende também do bom controle da adesão dos profissionais, e não apenas da eficiência da aplicação. Se os funcionários não se ajustarem, será muito difícil o projeto ter sucesso. 

A automação das tarefas é uma iniciativa que realmente gera impactos no modelo de trabalho corporativo. Por esse motivo, é fundamental um bom planejamento com a adesão de todos. 

Entre os recursos que podem ser automatizados, podemos citar a telefonia, que se beneficia bastante com determinadas ferramentas de call center e com a Tecnologia  Cloud Computing.

Depois de todo esse detalhamento sobre transformação digital, vale a pena continuar se atualizando! Veja como organizar uma infraestrutura de TI em 6 passos.