Nem sempre os encontros presenciais são produtivos para um time. Uma reunião pode levar muito tempo e, ainda assim, não resolver certas questões. Por isso, é interessante considerar a conferência por áudio, em uma espécie de reunião por telefone.
Com o planejamento certo e as boas recomendações, é possível garantir que todos participem de modo efetivo e produtivo. Desse jeito, será mais fácil alcançar resultados diferenciados com essa solução.
Veja, a seguir, como tornar uma conferência por áudio bem efetiva e aproveite ao máximo sua próxima reunião por telefone!
Defina e divulgue os detalhes de forma antecipada
Assim como acontece em um encontro presencial, o ideal é que esse contato ocorra de maneira planejada.
Por isso, é válido definir os detalhes específicos antecipadamente, como quem serão os participantes, qual será o assunto e em qual horário tudo ocorrerá.
Depois, é necessário comunicar essas informações, com a maior antecedência que for viável. Desse jeito, é possível garantir que todos estejam presentes, com menos riscos de atrasos.
Utilize as ferramentas adequadas para a conferência por chamada
Outro ponto importante é selecionar uma ferramenta adequada para a reunião por telefone. Especialmente se os funcionários estiverem em regime de home office, isso faz a diferença para consolidar a qualidade.
Um sistema de telefonia IP, por exemplo, conecta filiais e setores sem custos, além de reduzir a conta de telefonia convencional. Também é essencial recorrer a alternativas de conexão, como o link dedicado de internet.
Afinal, é preciso que o recurso permita a conferência com várias pessoas por meio do áudio, então a escolha tem que ser muito criteriosa.
Faça e recomende alguns testes antes da reunião
Para evitar interrupções ou problemas técnicos durante a execução, o melhor é executar alguns testes em relação ao equipamento. Vale a pena testar o volume de áudio e a transferência de dados.
Ainda é indispensável que os participantes façam esses testes. Uma forma de fazer isso é ao enviar arquivos de áudios para que todos possam testar.
Assim, pode-se garantir um nível maior de eficiência quando o contato estiver estabelecido, sem perdas.
Adote as boas práticas da reunião por telefone
Para que a conferência seja realmente mais produtiva que um encontro tradicional, é preciso estabelecer e seguir algumas boas práticas. É importante que não haja ruídos intensos de fundo para não atrapalhar a comunicação, por exemplo.
Também é essencial que as pessoas falem de maneira organizada, sem que sobreponham às outras. Desligar o microfone enquanto outros participantes estiverem falando ajuda a organização geral.
Falar pausadamente auxilia a compreensão de todos e favorece a transferência de informações. No geral, é uma boa oportunidade de manter o foco e garantir bons resultados — desde que as boas regras sejam seguidas.
Então, vale divulgar e reforçá-las antes de cada “encontro” por voz.
Fazer uma reunião por telefone pode se mostrar mais prático que a versão “tradicional”. Por isso, é interessante utilizar a conferência por áudio com planejamento para aproveitá-la ao máximo.
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