Mesmo que você já tenha participado de conferências por telefone, não significa que sabe fazer uma chamada apropriadamente. Dependendo do seu preparo, as chamadas em conferência, como qualquer outra reunião, podem ser muito produtivas, ou uma tremenda perda de tempo.
Alguns participantes se preparam bem, chegam cedo e conhecem maneiras de etiqueta para evitar empecilhos e aumentar a colaboração. Outros olham para o botão mudo do telefone como forma de ocultar suas atividades extracurriculares.
Por exemplo, comer, se exercitar, enviar e-mails ou participar de outra conferência por telefone.
Seguem dicas para ajudar você a se preparar e realizar uma conferência por telefone. Continue a leitura para saber como aproveitar esse tempo!
1. Escolha alguém para comandar a reunião do começo ao fim
Geralmente esta tarefa fica para quem convocou a reunião ou pretende apresentar algum projeto. Supomos que você seja o membro responsável.
Então será preciso que você desenvolva e distribua pautas, apresente-se a todos na conferência e convoque pessoas para maior colaboração. E claro, manter a reunião dentro do cronograma, produtiva e sem fugir do tema principal.
2. Crie um planejamento para que tudo funcione bem
É fundamental ter tudo organizado. Escreva especificamente tudo que você quer que aconteça nesta reunião. Incluindo as questões que precisam de respostas e pautas que não podem faltar.
Faça uma lista e envie antecipadamente para toda a equipe, mesmo que seja alguns minutos antes da conferência por telefone.
Essa é uma maneira eficiente para que tudo ocorra da melhor maneira possível. Porém, você não precisa obrigatoriamente seguir tudo como está na lista, mas use como base para orientar os funcionários da empresa.
3. Escolha um ambiente silencioso para realizar a conferência por telefone
Assim que possível, escolha um local que não tenha muito barulho de fundo. Esteja ciente de que você pode estar em um ambiente com alguns sons que possam incomodar a conferência.
Como o barulho do ar-condicionado ou ventilador. Além disso, evite atender chamadas quando estiver no volante. Se estiver em algum lugar barulhento, peça desculpas e deixe o microfone desligado.
4. Comece a reunião no horário programado
Quando você está comandando a reunião, precisa agir com rigidez sobre as regras. Não permita que pessoas muito atrasadas participem da conferência sem uma justifica plausível. É necessário que elas demonstrem comprometimento com os colegas do trabalho.
Termine no horário combinado também, já que os participantes da conferência por telefone têm outras obrigações. Como estar em outros lugares, participar de outras reuniões ou projetos para terminar.
5. Controle a participação dos membros da empresa
Evite perguntar se alguém tem algo a dizer. É inevitável que alguém interrompa a chamada e atrapalhe seu discurso.
Recomendamos que você faça uma lista com nomes de participantes em ordem para que eles tenham um momento certo e tempo cronometrado para discussões. Dessa forma, todos tem a chance de falar ou passar para o próximo.
Saber como coordenar uma conferência por telefone adequadamente é importante para respeitar o horário dos colegas. Além de manter o tema sempre em pauta e seguir o planejamento.
Armazene e salve o áudio da conferência para usar em outras ocasiões ou caso alguém tenha perdido o encontro. Será muito útil para tomar decisões futuras.
Se você aproveitar as dicas deste conteúdo, suas conferências por telefone serão bem mais eficientes. Aproveite para descobrir as 4 dúvidas mais comuns sobre operadora de voz!
